Организация контроля над исполнением распорядительных документов в администрации (правительстве) субъектов российской федерации

специалистами по контролю. Практика свидетельствует о том, что нельзя

перегружать подчиненных многочисленными формами контроля, иначе это будет

поглощать все их внимание.

Контроль и проверка исполнения эффективны лишь в том случае, если они

являются составной частью работы с кадрами.

Целью работы отдела по контролю является обеспечение эффективности

управления на основе действенного контроля за сроками и качеством

исполнения распорядительных документов и принятия своевременных мер по их

выполнению.

Для администрации края важным фактором является признание населением

эффективности ее работы.

Для достижения указанных целей система контроля за исполнением

документов обеспечивает выполнение следующих основных задач:

- контроль за сроками исполнения документов;

- контроль за ходом исполнения документов по объемам работ и качеству

их выполнения, непосредственную проверку хода выполнения;

- учет и анализ результатов исполнения.

Основными полномочиями отдела по контролю за исполнением документов

являются:

- регистрация, учет и постановка документов на контроль;

- своевременное выявление отклонений от заданий, предусмотренных в

документах по срокам и объемам выполненных работ;

- регулярное информирование руководителей администрации о состоянии

исполнения (сколько и каких документов исполнено и не исполнено и кем);

- информирование исполнителей о приближении сроков исполнения

документов;

- выдача информации о контролируемых документах по запросу.

Документы ставятся на контроль, если:

- необходимость их контроля определена резолюциями руководства;

- в документах установлены конкретные задания и сроки исполнения;

- предусмотрено представление сообщений в вышестоящие органы о ходе

выполнения.

Контролю подлежат также некоторые служебные документы с просьбами,

ходатайствами перед администрацией края, требующие подготовки ответов.

В целях контроля за ходом исполнения распорядительных документов

отдел по контролю:

- уведомляет отделы, управления, комитеты, департаменты администрации

края, местные администрации о постановлениях, распоряжениях главы

администрации края, правительства края, взятых на контроль;

- высылает запросы о представлении информаций;

- напоминает о приближении сроков исполнения по всем служебным

документам, поставленным на контроль;

- получает информации по контролируемым постановлениям,

распоряжениям; проверяет их полноту и качество, ведет учет поступления

информаций по срокам; делает отметки в контрольных делах о фактическом

исполнении документов, выясняет причины их невыполнения;

- ведет учет состояния исполнительской дисциплины по каждому

документу и исполнителю;

- в необходимых случаях информирует главу администрации, его

заместителей, вносит предложения и организует проверки фактического

выполнения распорядительных документов непосредственно в подразделениях

администрации края, местных администрациях;

- запрашивает от подразделений, местных администраций материалы,

необходимые для анализа хода выполнения контролируемых документов;

- проводит проверки организации делопроизводства в приемных

руководства администрации, ее подразделениях, местных администрациях;

- согласовывает проекты пос5тановлений и распоряжений главы

администрации, правительства края, визирует их;

- осуществляет методическое руководство по организации

делопроизводства, контроля за исполнением документов, проводит семинары по

обмену опытом работы с документами в аппарате администрации, ее

подразделениях, местных администрациях.

Формы контроля за исполнением распорядительных документов.(рис. 3.2.)

Рассмотрим подробнее каждую из них:

1. Система запросов предназначена для анализа хода исполнения

контролируемых документов. Структурные подразделения администрации по

запросу отдела по контролю за исполнением служебных документов должны

предоставить информацию об исполнении в указанные сроки в установленной

форме.

2. Напоминание о приближении сроков исполнения по всем служебным

документам, поставленным на контроль.

3. Представление сведений. Отдел по контролю обобщает сведения,

полученные от структурных подразделений, местных администраций, о ходе

исполнения распорядительных документов и представляет их руководству

администрации, а также информирует о нарушении сроков исполнения или

невыполнении заданий, предусмотренных в постановлениях и распоряжениях.

4. “Час контроля“ - это особая форма контроля за исполнением

распорядительных документов. Он проводится в среднем один, два раза в год

по исполнению наиболее важных постановлений и распоряжений, касающихся

социально-экономической обстановки в крае, поставленных на контроль, когда

их пункты не исполняются в данный срок. В его работе участвуют

представители структурных подразделений, местных администраций, силовых

ведомств, организаций и предприятий края, на которых возложена

ответственность за выполнение данного распорядительного документа.

Представление

“Час контороля”

сведений

Формы контроля

Напоминание

Система запросов

Рис. 3.2. Формы контроля за исполнением распорядительных документов

В ходе “Часа контроля“, который проводится главой администрации края или

председателем правительства края, на основании высказанных замечаний и

предложений должно быть принято решение, которое позволит решить все

вопросы по исполнению данного постановления или распоряжения, с учетом

мнения всех заинтересованных сторон. Это решение обычно оформляется в виде

дополнительного постановления или распоряжения, которое уточняет данный

распорядительный документ.

Так в администрации края прошел “Час контроля“ по Постановлению главы

администрации Краснодарского края “О наведении порядка в лесопользовании и

в реализации деловой древесины в круглом виде”, который был вызван фактами

грубых нарушений в лесопользовании. Принимаемые администрацией края решения

по ограничению вывоза деловой древесины за пределы края и на экспорт,

ответственность за которые была возложена на администрации районов

(городов), управление лесами и органы УВД, не принесли желаемых

результатов. Постановление оставалось невыполненным. Информация о состоянии

дел была проанализирована отделом по контролю за исполнением служебных

документов и направленаглаве администрации края в виде служебной записки.

Руководством было принято решение о проведении “Часа контроля”. Отделом по

контролю было предложено всем государственным органам и заинтересованным

сторонам представить свои объяснения и подготовить предложения по

выполнению Постановления.

Заседание проводилось заместителем председателя правительства края.

На “Часе контроля” в ходе выступлений, реплик, поправок и обсуждений было

принято решение признать состояние выполнения Постановления

неудовлетворительным. После проведения “Часа контроля” главой администрации

края было принято дополнительное Постановление “О внесении изменений и

дополнений в Постановление главы администрации Краснодарского края “О

наведении порядка в лесопользовании и в реализации деловой древесины в

круглом виде”. В этом Постановлении указаны дополнительные меры по

наведению порядка в лесопользовании, которые касаются тех государственных

органов и коммерческих организаций, от которых зависит качественное его

исполнение. В результате ужесточения требований и мер контроля, число

нарушенийв лесопользовании и реализации деловой древесины пошло на убыль.

Но этот вопрос остается под пристальным вниманием отдела по контролю до

полного выполнения Постановления в целом.

Контролируемые документы считаются выполненными и могут быть сняты с

контроля при выполнении всех мероприятий, содержащихся в заданиях.

Основанием для снятия документа с контроля являются вновь принятые

постановления, распоряжения, а также представленные в администрацию

доклады, справки, информация. Постановления, распоряжения главы

администрации, правительства края снимаются с контроля постановлением главы

администрации по мере их исполнения. Проект постановления подготавливает

отдел по контролю на основании информаций, представленных непосредственными

исполнителями распорядительных документов, которые свидетельствуют о

выполнении. Снятие постановлений, распоряжений с контроля не означает

прекращения их действия. Продление сроков исполнения распорядительных

документов допускается как исключение.

Контроль за выполнением Указов Президента Российской Федерации,

постановлений вышестоящих государственных органов осуществляет правовое

управление администрации края, о чем составляет по установленной форме

информацию для главы администрации, председателя правительства края. Сроки

исполнения, установленные распорядительными документами вышестоящих

органов, переносу не подлежат.

Следовало бы рассмотреть вопрос о передаче функций контроля за

исполнением Указов Президента Российской Федерации, постановлений,

распоряжений Правительства Российской Федерации в отдел по контролю за

исполнением служебных документов, так как директивные документы

регионального и федерального уровней в большинстве своем имеют общую

направленность. Это помогло бы избежать противоречий в законотворчестве на

разных уровнях власти.

Итоги работы отдела подводятся один раз в год, оформляются служебной

запиской “О состоянии контроля за исполнением постановлений и распоряжений

главы администрации, правительства края“, которая направляется руководству

края, руководителям структурных подразделений администрации края и

руководителям местных администраций для ознакомления и принятия мер по

устранению имевших место недостатков.

В 1997 году на контроле отдела находилось 882 документа, принятых в

1991-1997 гг. Анализ и обобщение информации о ходе их выполнения позволили

снять с контроля 301 распорядительный документ, по 64 документа был продлен

срок исполнения. Срок исполнения 381 документа не истек. (приложение 4)

Из документов, снятых с контроля, были выполнены в полных объемах и

в установленные сроки 192 документа или 61 процент. Вместе с тем, анализ

этих цифр говорит о том, что каждый третий документ, снятый с контроля в

1997 году, был выполнен не полностью. Регулярно проводимая аналитическая

работа с поступающей информацией о реализации постановлений и распоряжений,

позволила расширить сферу контроля администрации края и повысить уровень

исполнительской дисциплины. Оставшийся на контроле на 01.01.98 года 581

распорядительный документ можно распределить по структурным подразделениям

администрации края следующим образом (табл.3.1)

Тематический анализ оставшихся на контроле постановлений и

распоряжений показывает, что наибольшее количество распорядительных

документов в крае касается сельского хозяйства (40% от общего числа

документов).

Таблица 3.1

| |

|Распределение контролируемых документов по структурным подразделениям |

|администрации края |

| |

|экономика и прогнозирование |-114 |

|сельское хозяйство |-232 |

|строительство, архитектура, ЖКХ( |- 52 |

|финансы,бюджет |- 16 |

|социальная защита граждан, здравоохранение |- 58 |

|народное образование, культура |- 32 |

|Торговля |- 24 |

|охрана окружающей среды |- 18 |

|охрана общественной безопасности и правопорядка |- 11 |

|по вопросам ГО и ЧС |- 16 |

|по другим вопросам |- 8 |

На 1 января 1998 года не были выполнены 136 документов, срок

исполнения которых истек, что составляет 15 процентов от числа стоявших на

контроле. Основными причинами невыполнения порученного являлись

отсутствие финансирования, несоответствие законодательной базы новым

условиям хозяйствования. Вместе с тем, имели место случаи, когда

неудовлетворительное выполнение постановлений и распоряжений главы

администрации, правительства края явилось следствием погрешности при их

принятии (без достаточной экономической, юридической и финансовой

проработки), отсутствия в полной мере должной исполнительской дисциплины со

стороны руководителей подразделений администрации края.

Так согласно записки отдела по контролю за исполнением служебных

документов организационного управления от 23 апреля 1998 г. “О состоянии

контроля за исполнением постановлений и распоряжений главы администрации,

правительства края в 1997 году”[36] снято с контроля постановление главы

администрации “О ходе выполнения постановлений главы администрации

Краснодарского края об охране историко-культурного наследия”, как

противоречащее действующему законодательству, которое без должной

проработки было принято по инициативе комитета по охране, реставрации и

эксплуатации историко-архитектурных ценностей.

Одной из важнейших проблем, требующих постоянного внимания, является

обеспечение жильем жителей края. По этому вопросу по инициативе

департамента по строительству, архитектуре и ЖКХ на протяжении двух лет

принято семь аналогичных документов. Ни один из них не выполнен.

Отдел по контролю отслеживал также подготовку проектов

распорядительных документов. За 1997 год участились случаи

неудовлетворительной подготовки проектов постановлений и распоряжений главы

администрации и правительства края.

Так в распоряжении Главы администрации Краснодарского края от 2 июня

1997 г. № 560-р “О фактах неудовлетворительной подготовки проектов

постановлений и распоряжений главы администрации и правительства края”[37]

отмечается, что многие проекты возвращались на доработку не только по

содержанию, но и для исправления стилистических и орфографических ошибок,

представлялись небрежно оформленными, плохо отпечатанными. Содержание

проектов носило поверхностный характер. Хуже того, после их подписания

спустя несколько дней в них же вносились разного рода изменения и

добавления. Постановляющая часть была порою насыщена пунктами, носящими

неконкретный, расплывчатый характер (повысить, усилить, потребовать) без

конкретных сроков и адресата. Нередко в текстах проектов допускались

нарушения общепринятых правил нормотворческой деятельности, в частности,

изложение текста простым, ясным языком, по возможности короткими фразами.

Непосредственно в тексты нормативных правовых актов не включались

общеобязательные положения:

- о сроках и порядке вступления нормативного правового акта в силу;

- об отмене ранее принятых правовых актов и об изменениях и

дополнениях в них в связи с принятием данного документа.

Некоторые руководители упорно продолжали нарушать порядок сдачи

проектов, определенный распоряжением главы администрации края.

Допускались случаи подготовки и принятия новых документов по одной и

той же проблеме, при невыполнении в полном объеме предыдущих. Некоторые

управления, департаменты снимали с контроля распорядительные документы,

которые не были выполнены в полном соответствии с заданиями. Отдельные

исполнители глубоко не изучали пути решения поставленных задач, а

ограничивались лишь констатацией существующего положения на день отчета.

Иногда допускалась противоречивая информация в разных структурных

подразделениях администрации. Исполнителями нередко представлялась

информация, не содержащая аналитических данных о ходе реализации поручений.

Направлялись сведения широко описывающие организаторскую работу и не

содержащие конкретных данных о конечных результатах выполнения.

Делопроизводственному контролю уделялось больше внимания, чем фактическому

выполнению распорядительных документов. Отсутствие контроля за выполнением

распорядительных документов со стороны руководителей структурных

подразделений администрации края. глав местных администраций приводило к

тому. что нарушался порядок применения цен и тарифов на социально значимые

товары и услуги.

Так в Кореновском районе из двадцать одной услуги БТИ установлены

нарушения по семнадцати.

По всем услугам, оказываемым юридическим лицам установлено

значительное завышение тарифов. В итоге в 1997 году с населения

Кореновского района получено свыше положенного 70 миллионов рублей.[38]

Имели место случаи принятия документов, экономически и юридически

необоснованных, что заведомо вело к их невыполнению.

Из приведенных данных можно сделать вывод, что в администрации края,

к сожалению, основным критерием эффективности является исполнение документа

в срок с соблюдением юридических норм и правил делопроизводства. Создается

впечатление, что контроль осуществляется ради самого контроля. При этом

сложилась ситуация, когда все стремления подразделений направлены на то,

чтобы хорошо выглядеть при проведении контрольных проверок и отчетов, а

вовсе не на то, чтобы достичь выполнения сути постановлений и распоряжений.

В этих условиях крайне важен комплексный анализ, представляемый руководству

края отделом по контролю за исполнением служебных документов. Он позволяет

выявить слабые места в работе администрации с тем, чтобы устранить их и

наметить меры по повышению эффективности работы аппарата администрации.

Необходимо отметить, что значительные трудности в работе отдела

связаны со сложной финансовой ситуацией в администрации Краснодарского

края. Вместо восьми сотрудников, каждый из которых был бы специалистом в

определенной сфере деятельности, осталось работать всего четыре. Почти

утеряна практика выездов на места для проверки реального исполнения

постановлений и распоряжений, так как практически все время уходит на

делопроизводство. В связи с этим у отдела по контролю пока нет возможности

оказывать корректирующее воздействие в процессе хода выполнения

постановлений и распоряжений. Анализируются уже конечные результаты

исполнения (за исключением особо важных постановлений и распоряжений,

касающихся социально-экономического развития, рассматриваемых на “часе

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7