Организация контроля над исполнением распорядительных документов в администрации (правительстве) субъектов российской федерации

органы осуществляют свою работу на основании регламентов и положений об их

работе.

В своей работе контрольные органы Краснодарского края руководствуются

постановлением главы администрации Краснодарского края N 213 от 2 июня 1997

года "О Регламенте работы администрации и правительства Краснодарского

края".[27] Раздел девятый Регламента полностью посвящен организации

контроля исполнения документов.

Согласно Регламента, определяется организационная структура системы

контроля, порядок работы должностных лиц с контролируемыми документами,

меры по своевременному предупреждению возможных срывов сроков исполнения,

порядок регулярного информирования главы администрации, председателя

правительства края о ходе исполнения документов как в администрации края,

так и в ее отделах, управлениях, комитетах, департаментах, муниципальных

образованиях. Регламент требует выполнения основной задачи - обеспечить

полное и своевременное выполнение принимаемых решений и качественное

исполнение документов.

В аппарате администрации края контролю подлежат следующие документы:

- указы и распоряжения Президента Российской Федерации;

- постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации;

- постановления и распоряжения главы администрации, председателя

правительства края;

- поручения главы администрации, председателя правительства края,

данные на планерных совещаниях.

Контроль за своевременным исполнением документов осуществляют:

- глава администрации, председатель правительства края, их

заместители по курируемым вопросам;

- руководители других структурных подразделений администрации края, а

также уполномоченные ими лица.

Руководители структурных подразделений администрации края являются

ответственными за организацию работы по фактическому исполнению

контролируемых документов, систематический контроль и оперативное влияние

на своевременное, качественное и полное их исполнение.

Оперативный контроль за сроками исполнения документов по контрольным

делам осуществляют помощники главы администрации, председателя

правительства края, их заместители, заведующие, начальники функциональных

отделов; они следят за своевременной разработкой отделами, управлениями,

комитетами, департаментами, местными органами самоуправления конкретных

мероприятий по выполнению распорядительных документов.

Организация и координация работы по контролю за исполнением

постановлений и распоряжений главы администрации, председателя

правительства края возложена на отдел по контролю за исполнением служебных

документов администрации края.

Непосредственно работу управлений и отделов, осуществляющих контроль,

определяют положения о соответствующих контрольных органах. В положениях

расписаны их функции, задачи, права, структура и порядок формирования.

Контроль за соответствием принимаемых на региональном уровне

постановлений и распоряжений Указам Президента Российской Федерации,

постановлениям вышестоящих государственных органов осуществляет правовое

управление администрации края, о чем составляет по установленной форме

информацию для главы администрации, председателя правительства края, их

заместителей.

Порядок работы с контролируемыми документами определяется Положением

по организации контроля за исполнением распорядительных документов в

администрации края, ее отделах, управлениях, комитетах, департаментах,

администрациях районов и городов[28], утвержденного Постановлением Главы

администрации Краснодарского края № 255 от 20 июля 1993 года.

Положение устанавливает единую систему контроля за исполнением

распорядительных документов, порядок постановки документов на контроль в

аппарате администрации края, контроль за ходом исполнения документов,

организацию контроля за исполнением документов в отделах, управлениях,

комитетах, департаментах администрации края.

Положение “О контрольно-аналитическом управлении администрации

Краснодарского края” от 11 марта 1997 года определяет место управления в

структуре администрации края, его основные функции, задачи и права.

Положение “О контрольно-аналитическом отделе контрольно-

аналитического управления Краснодарского края” и Положение “О зонально-

инспекторском отделе контрольно-аналитического управления администрации

Краснодарского края”[29] определяют место отделов в структуре контрольно-

аналитического управления, порядок их взаимодеиствия с управлением и между

собой, а также функции, задачи, права и структуру отделов.

Положение “Об отделе по контролю за исполнением служебных документов

организационного управления администрации Краснодарского края”[30]

определяет взаимодействие отдела со структурными подразделениями

администрации края, его основные функции, задачи и права.

В первой главе раскрыты понятие, сущность, содержание контроля за

исполнением распорядительных документов в аппарате субъекта Российской

Федерации, современные проблемы контроля исполнения и его правовая основа.

В заключении главы необходимо отметить, что в работе по организации

контроля за исполнением документов еще много недостатков. Низка

действенность контрольной работы, не всегда исполнители правильно реагируют

на выводы и предложения проверяющих. Происходит это во многом из-за того,

что до сих пор не определены роль и место контрольных органов в системе

государственной власти, отсутствует единообразная для всех субъектов

система (структура) контрольных органов, не обозначены четко их функции, а

также вопросы процедуры и реализации результатов проверок.

Для преодоления этих недостатков необходим федеральный закон,

определяющий систему контрольных органов и организацию их работы по всей

вертикали исполнительной власти.

2. ВИДЫ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕТОВ В АДМИНИСТРАЦИИ

(ПРАВИТЕЛЬСТВЕ) СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ КОНТРОЛЬНОГО

ПРОЦЕССА

2.1. Виды контроля за исполнением распорядительных документов в

администрации (правительстве) субъекта Российской Федерации

Выделяют три, отличающиеся по структуре деятельности и целям,

основных вида контроля : предварительный, текущий и заключительный

(приложение 1).

Все эти виды контроля схожи по форме осуществления, так как имеют

одну и ту же цель : способствовать тому, чтобы фактически получаемые

результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только

временем осуществления. (рис. 2.1.)

Предварительный Текущий

Заключительный

контроль контроль

контроль

| | |

| | |

Время

Рис. 2.1. Время осуществления основных видов контроля

Предварительный (опережающий) контроль осуществляется до фактического

начала исполнения распоряжений. Этот вид контроля позволяет компенсировать

инерционность системы и базируется на предвидении.

Предварительный контроль представляет собой планирование и создание

организационных структур, их взаимодействие и координацию в осуществлении

контроля за исполнением постановлений и распоряжений.

Учитывая, что эффективность контроля за исполнением распорядительных

документов в администрации края во многом зависит от качества проверочных

мероприятий, на стадии их подготовки заблаговременно анализируется

соответствие документов нормативным и статистическим материалам,

определяются основные вопросы и порядок изучения, формы и методы их

разработки и реализации. К этой работе привлекаются работники

администрации, соответствующие специалисты. В зависимости от целей и задач

изучений они проводятся с участием работников федеральных территориальных

органов исполнительной власти, правоохранительных органов, структурных

подразделений администрации края. Такой подход позволяет скоординировать

действия и сосредоточить усилия на крупных злободневных проблемах,

выработать необходимые меры и предложения.[31]

Использование предварительного контроля предполагает контроль за

вводными переменными и прогноз развития ситуации. Сложность состоит в том,

чтобы правильно определить эти переменные, построить модель процесса,

отразить в этой модели динамику, организовать отбор данных о вводных

переменных, осуществить оценку вводных данных в контексте их контрольных

значений, наметить и осуществить корректирующие мероприятия.

Одним из важнейших этапов предварительного контроля является

установление стандартов выполнения, то есть показателей эффективности, на

основании которых происходит оценка работы подразделений по исполнению

документов. Основными средствами осуществления предварительного контроля

является реализация (не создание, а именно реализация) определенных правил,

процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения

вырабатываются для обеспечения выполнения распорядительных документов, то

их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается в

заданном направлении. Поэтому на практике необходимо определить правила

делопроизводства в контрольной области, которые должны быть едиными для

всех подразделений, писать четкие, недвусмысленные должностные инструкции,

эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в

административный аппарат управления квалифицированных людей, все это будет

увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать

на реальное исполнение документов.

В органах исполнительной власти предварительный контроль используется

в трех ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и

финансовым ресурсам.

Предварительный контроль должен ответить на следующие вопросы:

1. Достаточно ли знаний и навыков у сотрудников подразделений, которые

будут исполнять распоряжение?

2. Достаточно ли материальных и финансовых ресурсов для выполнения

распоряжения?

Предварительный контроль исполнения осуществляется в период

подготовки постановлений и распоряжений и последующей постановки

утвержденных документов на контроль. К этой работе должны привлекаться все

заинтересованные структурные подразделения, которые в дальнейшем будут

реализовывать распорядительные документы на практике. Также необходима

информация об исполнении подобных распоряжений в прошлом и анализ

существовавших отклонений с предложением путей их преодоления. Все это

позволяет обеспечить актуальность принимаемых решений и уже на стадии

подготовки предусмотреть неукоснительное их исполнение.[32]

Текущий контроль предполагает три этапа:

1. Установление нормативов, по которым определяется исполнение

распорядительного документа.

2. Сопоставление фактической деятельности с нормативами.

3. Корректирование отклонений от цели, предусмотренной в документе или от

норматива.

Текущий контроль за исполнением осуществляется непосредственно в ходе

проведения работ. Чаще всего его объектом является выполнение сотрудниками

администрации распорядительных документов, а сам он традиционно является

прерогативой их непосредственного начальника и контрольных органов.

Регулярная проверка работы, обсуждение возникающих проблем и предложений по

усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных шагов

по исполнению документа. Если же позволить этим отклонениям развиться, они

могут перерасти в серьезные трудности.

Текущий контроль не проводится одновременно с выполнением самой

работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов,

полученных после проведения работы, направленной на выполнение

распорядительного документа. Для того, чтобы осуществлять текущий контроль

таким образом, аппарату управления необходима обратная связь, т.е. данные о

полученных результатах. (рис. 2.2.)

Простейшим примером обратной связи является сообщение контрольного органа

руководителям подразделений о том, что их работа неудовлетворительна, если

он видит, что они допускают определенные отклонения. Системы обратной связи

позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и

скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения от

наиболее эффективного пути исполнения документа.

сопоставление определение фактические

определение показателей показателей

показатели

отклонений фактической фактической

работы

работы с работы

нормативами

анализ причин программа реализация

желаемые

отклонений корректирую корректирую

показатели

щих щих

их работы

воздействий действий

рис. 2.2. Контур обратной связи управленческого контроля

Простейшим примером обратной связи является сообщение контрольного органа

руководителям подразделений о том, что их работа неудовлетворительна, если

он видит, что они допускают определенные отклонения. Системы обратной связи

позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и

скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения от

наиболее эффективного пути исполнения документа.

Реализация этого контура обратной связи в реальном масштабе времени

обладает некоторой инерцией. За счет потерь и отсрочки корригирующих

воздействий возможно усугубление положения, переход его в новое, подчас

более грозное качество.

Если рассматривать управление, в основном, как попытку обеспечить

функционирование администрации в качестве открытой системы с эффективной

обратной связью, т.е. как системы, обеспечивающей выходные характеристики

на заданном уровне, несмотря на воздействие внешних и внутренних

отклоняющих факторов, то понятно, что хорошее управление выходит далеко за

рамки простого стремления обеспечить устойчивость системы и соответствующим

образом реагировать на возникающие проблемы. Необходимо гибко реагировать

на реальные условия и совершенствовать деятельность управления, изначально

заняв активную позицию, для эффективной работы в долгосрочном плане.

Заключительный контроль исполнения (контроль выполнения или

результирующий контроль) ставит своей целью определение степени

соответствия конечного результата после исполнения документа ожидаемому

результату. Хотя воздействовать на результаты уже невозможно, он

целесообразен и очень важен, так как на его основе возможны выводы,

способствующие разработке мероприятий по совершенствованию исполнения

документов. В рамках заключительного контроля обратная связь используется

после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой

деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени

фактически полученные результаты сравнивают с требуемыми.

В практической деятельности итог заключительного контроля состоит не

только в оценке деятельности конкретных подразделений, которые исполняли

данный распорядительный документ, но и в выводах, в обобщенной форме

вскрывающих причины отклонений, если таковые выявлены, а также в

определении пути и механизмов устранения причин, их породивших. Как

правило, делаются выводы о необходимости применения соответствующих санкций

в отношении исполнителей или организаторов исполнения. В тех случаях, когда

основное внимание результирующего контроля сосредоточено на выявлении и

распространении положительного опыта, должно быть сделано заключение

относительно условий и механизмов, позволивших достичь соответствующих

результатов, а также относительно оценки и мер стимулирования исполнителей.

2.2. Этапы контрольного процесса исполнения распорядительных документов в

администрации (правительстве) субъекта Российской Федерации

В процедуре контроля есть три четко различимых этапа : выработка

стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и

принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется

комплекс различных мер (рис. 2.3.)

Первый этап процедуры контроля - установление стандартов -

демонстрирует, насколько близко, в сущности, слиты функции контроля и

планирования. Стандарты - это конкретные цели, прогресс в отношении

которых поддается измерению.[33]

Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для

контроля, отличают две очень важные особенности. Они характеризуются

наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и

конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень

выполнения работы. Конкретный критерий и определенный период времени

называются показателями результативности.

Сложность оценки контроля за исполнением заключается в том, что его

цели и задачи не всегда поддаются количественному измерению. Невозможность

выразить показатель результативности непосредственно в количественной форме

не должна служить оправданием (а зачастую именно так и

бывает) того, чтобы не устанавливать контрольных стандартов в этой области

вообще.

Но даже субъективный показатель, при условии, что осознается его

ограниченность, лучше, чем ничего. Таким показателем может быть,

ПРОЦЕДУРА КОНТРОЛЯ

Выработка стандартов и критериев

1. Установить стандарты

2. Выработать показатели результативности

Сопоставление с ними реальных результатов

1. Сравнить достигнутые результаты со стандартами

2. Установить масштаб отклонений

Использовать принцип исключения

Измерить результаты

Эффективно информировать о стандартах и результатах

Принятие необходимых корректирующих воздействий

1. Выбрать подходящую линию поведения

2. Ничего не предпринимать

Устранить отклонение

Пересмотреть стандарт

Рис. 2.3. Этапы процедуры контроля

например, повышение экономических параметров в связи с исполнением

распорядительного документа.

Руководство не может эффективно осуществлять контроль без показателя

результативности какого-либо типа. Неизбежным следствием отсутствия такого

показателя является управление по наитию, которое фактически уже

руководством и не является, а есть просто реакция на ситуацию, вышедшую из-

под контроля.

В основу стандарта в области контроля за исполнением распорядительных

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7