Автоматизация инвестиционной компании
операций.
При заключении сделки: заключение сделки; подготовка документов по
сделке; перерегистрации прав собственности; осуществление платежа;
дополнительно, в случае заключения сделки с клиентскими бумагами, -
документирование поручения от клиента; формирование подтверждения сделки
клиенту.
При нарушении сроков на каком-либо этапе сделки: документирование
сделки (прикрепление к сделке образцов документов, телефонных
переговоров); разработка и принятия решения начальником бэк-офиса;
разработка и принятие решения юристом.
При получении отчета об операциях компании в регионах: получение
отчета из региона; получение ведомости из региона; получение контрактов из
региона.
При получении от клиентов комиссионного вознаграждения: формирования
счет-фактуры; получение платежа.
Эти последовательности классифицируются как деловые процессы с
жесткой маршрутизацией заданий. Для их автоматизации используется модуль
«Управление сделками».
Этапы
к д
о а
м н
а н
н ы
д е
а
Документы
Таким образом, модуль «Сделки» играет роль системы управление
документами (система DMS), а модуль «Управление сделками» маршрутизирует
эти документы, обеспечивая отражение хозяйственных процессов компании в
реальном времени. Исполнение сделки по этапам обеспечивает WorkRoute II, а
работу с документами - модуль «Сделки», представленный продуктом фирмы
«Алеф консалтинг», используемый в «Альфа-РИНАКО». Взаимодействие этих
модулей заключается в вызове электронных документов модуля «Сделки» со
стороны модуля «Управление сделками» (в соответствии со сроками,
предусмотренными в торговом соглашении НАУФОР и договоре купли-продажи).
Документы, реализующие функционал системы.
Документы в StokRoute выполняют следующие функции:
электронное представление первичного документа (распорядительная
записка, платежное поручение и выписка из расчетного счета фирмы);
плоские регистры для хранения структурированной информации (сделка,
документы для перерегистрации);
непрямой источник для составления бака (любой документ, формирующий
двойственную операцию)
отчеты (журнал незавершенных сделок, книга учета денежных средств и
ценных бумаг, отчет брокера перед клиентом);
носитель управляющей информации, заменяющей функционирование системы
(инструктор хозяйственных операций).
Визуальное представление здесь означает, что документ имеет интерфейс
для конечного пользователя. Карта с документами модуля «Сделки» проста и
естественна: персонал компании заполняет поля документа, затем может
сохранить его, пересчитать, сделать проводки по документу или распечатать.
При этом система поддерживает целостность информации, вводимой посредством
документов: нельзя удалить проводки или хозяйственные операции, не удалив
сам документ; изменить проводки можно также только через сам документ.
Каждый документ имеет два основных вида представления: список (list)
и форму (single). Работа с любым документом начинается через «Список».
Здесь удобно ориентироваться между разными документами одного типа,
имеются возможности для поиска, сортировки и выборки документа по любому
из его полей. После отыскания нужного экземпляра можно получить другое
представление документа - «форму». В ней также все понятно - обыкновенная
карточка, где разложены поля документа. На панели инструментов расположены
кнопки, представляющие все необходимые функции, а именно: копировать
текущий в новый (создать новый документ с содержимым старого - очень
хорошее средство для экономии времени при вводе часто повторяющейся
информации); удалить документ; сделать/удалить проводки; отпечатать
документ.
Документы имеют несколько форм представления (не путать с видами
представления), т.е. у каждого из них может быть множество форм
представления для отдельного вида (list или single), что позволяет иметь
необходимое количество ракурсов на одну и туже информацию (хранящуюся в
документе). Эта особенность модуля органично сочетается с развитым
механизмом администрирования - модуль можно настроить так, чтобы разные
пользователи работали с различными срезами информации.
Документ может принадлежать одному и только одному учетному разделу
балансовой единицы, входящей в инвестиционную группу, в то время как
хозяйственная операция может затрагивать учетные разделы различных
балансовых единиц. Это дает возможность неизбыточно и непротиворечиво
отражать хозяйственные процессы всей инвестиционной группы.
Учет и отчетность в STOCKROUTE.
Эффективная система автоматизации для инвестиционной компаний должна
удовлетворять и внутренним потребностям компании, и требованиям,
предъявляемым к ним регулирующим организациями. Так, порядок учета и
отчетности со стороны НАУФОР предъявляет к компаниям следующие требования:
ведение внутреннего учета отдельно от бухгалтерского; отражение всех
операций в ведомости внутреннего учета на день их совершения; разделение
во внутреннем учете собственных денежных средств (ценных бумаг) и денежных
средств своих клиентов; предоставление регулярной отчетности своим
клиентам.
Внутренние потребности являются индивидуальными для каждой компании,
но и здесь можно выделить ряд общих: согласованная работа подразделений,
осуществляющих основную деятельность компании - торгового отдела, бэк-
офиса, бухгалтерии и юридического отдела; оперативная информация о
состоянии портфеля ценных бумаг с учетом незавершенных сделок; контроль за
выполнением собственных обязательств и обязательств контрагентов по
сделкам; документирование сделок, исполняемых с нарушениями торгового
соглашения НАУФОР и условий договора купли-продажи. Применение базисной
технологии, на которой построена вся система учета и отчетности, позволяет
учесть все эти требования.
Организация плана счетов инвестиционной группы, оперативный и
бухгалтерский план счетов. С целью построения гибкой системы учета для
инвестиционной группы, где вопросы оперативного и бухгалтерского учета
балансовых единиц неразрывно связаны между собой, применяется структура
главной книги, включающей в себя счета российского бухучета и счета
оперативного учета, образованные в соответствии с рекомендациями по
внутреннему фирменному учету в бэк-офисе дилерско-брокерских компаний,
подготовленные офисом Государственной службы компании «Артур Андерсен».
В системе используется принцип централизации, согласно которому
балансовые единицы инвестиционной группы применяют единый план счетов
(бухгалтерский и оперативный) и аналитические разрезы на всех на всех
счетах ведутся по единым справочникам. Для отражения всех операций на день
их совершения используется оперативный план счетов. Все данные о
хозяйственных процессах сразу поступают на соответствующие счета системы,
где по всем установленным аналитическим комбинациям происходит вычисление
сальдо, значение которого используется в отчетах для НАУФОР. Значение
сальдо может быть использовано и при изготовлении заказных статистических
форм. В случае обработки системой первичных документов, имеющих
свидетельство об изменении собственности компании (валюты баланса),
используются счета российской бухгалтерии, для которых также, как и для
оперативных, рассчитывается сольдо, значение которого поступает в
бухгалтерские регистры (оборотные ведомости, журналы ордера и т.д.).
Виды счетов, счета системы учета денежных средств и ценных бумаг. Для
оперативного отслеживания потоков денежных средств и ценных бумаг все
счета оперативного учета поделены на счета, принадлежащие системе учета
денежных средств, и счета системы ценных бумаг. Классификация счетов в
системе учета ценных бумаг по владению и местонахождению позволяет
определить, не только кому принадлежат ценные бумаги, но и кто держатель и
в каком реестре.
Система счетов оперативного учета
|Счет |Название счета |Система |Система учета ценных|
| | |учета |бумаг |
| | |денежных | |
| | |средств | |
| | | |Учет по |Учет по |
| | | |владению |местонахож|
| | | | |дению |
|010-001 |Счет клиента (резерв|+ |+ | |
| |по сделке) | | | |
|010-002 |Счет клиента |+ |+ | |
| |(денежные средства) | | | |
|079-001 |Акции в номинальном |+ |+ | |
| |держании | | | |
|091-001 |Акции компании |+ |+ | |
|092-001 |Короткие продажи |+ |+ | |
|099-401 |Акции в пути от | | |+ |
| |фирмы | | | |
|099-402 |Акции в пути к фирме| | |+ |
|099-406 |Реестр | | |+ |
|071 |Банк |+ | | |
|073 |Касса |+ | | |
|089 |Контрагенты |+ |+ | |
Структура счета. Счет может состоять из субсчетов, а те, в свою
очередь, из аналитических. Счета и субсчета могут вестись в восьми
независимых разрезах. В качестве разъясняющего примера можно привести
структуру счета «ценные бумаги» у оперативного плана счетов.
Счет номер «091» - ценные бумаги компании, который делится на
субсчета («001» - акции и «002» - облигации). Далее субсчет «001» делится
на аналитические счета - ценные бумаги, находящиеся в портфеле компании,
т.е. EESR (обыкновенная именная акция РАО «ЕЭС России»), LKOH, TOMG и т.д.
Первый аналитический разрез для субсчета «001» - эмитенты. Это означает,
что ценные бумаги, но не облигации, учитываются в разрезе эмитентов.
Второй аналитический разрез - стадия сделки. Он позволяет различать ценные
бумаги, уже зарегистрированные на имя компании по уведомлениям из реестра
и ценные бумаги, «попавшие» в портфель по итогам предварительных данных из
регионов. Третий аналитический разрез - собственник бумаг. Он закрепляет
за конкретным владельцем портфель ценных бумаг (который может быть
зарегистрирован как собственность компании, а может принадлежать клиенту).
1-ый
разрез
8-
ой
разрез
Классификация и правила формирования этапов хозяйственных операций.
Для отражения хозяйственных процессов в реальном времени, а также их
дальнейшего обобщения формируется система хозяйственных операций, учет
которых ведется по принципу двойной записи. При этом используются
следующие формы учета: журнал учета денежных средств/ценных бумаг, книга
учета денежных средств/ценных бумаг, отчет брокера перед клиентом на
каждом этапе сделки, документирование региональных операций.
Правила формирования хозяйственных операций в своем большинстве были
заимствованы из уже упомянутых рекомендаций компании «Артур Андерсен».
Однако они не догма, и каждая компания вправе иметь свои счета и
аналитические разрезы. Для решения этой проблемы в модуль «Сделки» встроен
конструктор хозяйственных операций, позволяющий изменить их структуру
(удалять или добавлять проводки) и редактировать проводки (изменять в них
счета и аналитические разрезы). Хозяйственная операция для процесса
исполнения сделки включает в себя целый ряд этапов: заключение сделки;
отсылка документов на перерегистрацию; получение уведомления о
перерегистрации; осуществления платежа.
Использование конструктора требует четкой классификации всех этапов,
поскольку для каждого из них делаются свои проводки. И только таким путем
(довольно трудоемких сообщений) удается добиться настоящей интеграции и
согласованности в деятельности различных подразделений и особенно там, где
объем операций велик (к примеру, в автоматизации учета региональных
операций).
Расчет средней стоимости ценных бумаг при списании. Этот вопрос тесно
связан с задачей определения операциональной прибыли, зависящей от разницы
между себестоимостью и суммой сделки. Модуль «Сделки» автоматически
рассчитывает себестоимость ценных бумаг по двум алгоритмам:
средневзвешенной стоимости и среднескользящей. Этот алгоритм можно
определить в настройках программы.
Отчетность в стандартах НАУФОР. К видам отчетов, относящихся к
стандартам НАУФОР для операторов фондового рынка, относятся:
журнал ежедневного учета ценных бумаг;
журнал ежедневного учета денежных средств;
журнал учета ценных бумаг;
журнал учета денежных средств;
книга учета ценных бумаг;
книга учета денежных средств;
журнал незавершенных сделок;
отчет брокера перед клиентом;
журнал дилерских операций;
Применение оперативного плана счетов и отражение этапов хозяйственных
процессов по методу двойной записи позволяет легко сформировать такую
отчетность.
В StokRoute применен следующий подход к составлению регистров
НАУФОР. Журналу ежедневного учета денежных средств и ценных бумаг
составляются по операциям компании (т.е. туда включены записи только по
тем счетам, операции по которым проводились в задаваемом диапазоне дат: в
номинале это один день, но можно задать любой промежуток). Книга учета
ценных бумаг/денежных средств содержит существующие на данный момент
остатки по счетам. И журналы учета, и книги учета позволяют вычислить
сальдо во всех существующих аналитических разрезах и по всем аналитическим
счетам.
Консолидация данных балансовых единиц. StokRoute предназначена для
работы в группе компаний. Она обеспечивает правильное отражение всех
хозяйственных операций группы в разрезе каждой участвующей в группе
балансовой единицы. Достигается это следованием принципу централизации
(все балансовые единицы работают с одним планом счетов.)
Заключение.
В заключении хотелось бы еще раз отметить, что данная программа дает
широкие возможности администрирования, т.е. разграничение прав доступа к
информации, а также защиты информации от несанкционированного доступа.
Кроме того имеются мощные средства администрирования вплоть до прав на
редактирование документов, подготовленных другими сотрудниками, и
возможностям работы лишь с определенными формами документов.
Комплексная система StokRoute, разработка и реализация которой
осуществляется на основе системы учета инвестиционной компании «Альфа -
РИНАКО», обеспечивает ряд перспективных возможностей, наиболее
значительные из которых:
возможность работы через Internet;
автоматический запуск работы по исполнению сделок по информации из
РТС (не надо будет вводить тикет);
интеграция системы электронного архива DOCS Open компании PC DOCS с
целью более эффективного доступа к неструктурированной информации компании
(образцы документов, телефонные переговоры);
интеграция в систему продуктов фирм, специализирующихся на
программах финансового анализа.
Список использованной литературы.
Г. Ермаков «Средство для достижения средств (система автоматизации
инвестиционной компании)»// Рынок ценных бумаг 1997г., №22, с.151-155
«Совершенствование информационных технологий - необходимое условие
развития фондового рынка» // Рынок ценных бумаг, 1997 г., №24, с.78-79
М. Минаев «Все упирается в информационные технологии»// Рынок ценных
бумаг, 1997г. №15, с. 47-48
Г. Ермаков «StokRoute: интегрированное решение»// Рынок ценных
бумаг, 1997г., №24, с. 80-85
-----------------------
Бухгалтерия
. составление бухгалтерской отчетности
. перекладка отчетности согласно международным стандартам
. учет административных операций
Внутренние отчеты
Журналы учета
Расчетный отдел
. заключение сделок
. котировка платежных документов
. регистрация сделок
. учет движения ценных бумаг
. учет движения денежных средств
. учет и анализ операций с собственными средствами
. контроль незавершенных сделок
. переписка с клиентами
Международная финансовая отчетность
Российская бухгалтерская отчетность
Отчеты о состояниях клиентских счетов
Платежное поручение
Платежное поручение
Передаточные распоряжения
Банковские выписки
Выписка из реестров акционеров
Контракт
Подтверждение сделки
Распорядительная записка (тикет)
Торговый отдел
дилинг
- заключение сделок
Заявка от клиента
Подсистема управления деловыми процессами
Подсистема бэк-офиса
Подсистема бухгалтерии
Система управления инвестиционной компанией StokRoute
Основная деятельность компании
Административно-хозяйственная деятельность
Зарплата
Инвентарный учет
Бухгалтерия
Управле-ние сделками
Сделки
Бухгалтерия
Бухгалтерия
Бухгалтерия
. торговый отдел
. бэк-офис
. отдел по работе с клиентами
. бухгалтерия
. аналитический отдел
. руководство
Оплата
Перерегистрация
Заключение сделки
сделка
1. Платежи
1. Передаточное распоряжение
2. Уведомление о перерегистрации
1. Тикет
2. Договор купли-продажи
Этапы оформления сделки и их отражение в модулях «Сделки» и «Управление
сделками»
Визуальное представление
Список (list)
Форма (single)
Интерфейс пользователя
Ценная бумага
Прода-вец
Покупатель
Дата сделки
Хозяйственная операция
в учетные разделы балансовых
единиц фирмы
Формирование системы учета денежных средств и ценных бумаг
Модель документа модуля «Сделки»
Проводки по российскому плану счетов
Проводки по оперативным счетам бэк-офиса
Аналитический счет
Субсчет
Счет
Аналитический счет
Субсчет
Аналитический счет
Субсчет
Аналитический счет 1-го разреза
Аналитический счет 1-го разреза
Аналитический счет 1-го разреза
Аналитический счет 8-го разреза
Аналитический счет 8-го разреза
Аналитический счет 8-го разреза
Структура счетов в модуле «Сделка»
Страницы: 1, 2
|