Автоматизация инвестиционной компании
Автоматизация инвестиционной компании
Оглавление.
Введение. 2
Система автоматизации инвестиционной компании. 3
Архитектура системы автоматизации и состав функциональных подсистем.
6
Подсистема управления деловыми процессами. 6
Некоторые бизнес-объекты бэк-офиса в бухгалтерии. 7
Подсистема бэк-офиса 8
Подсистема бухгалтерии. 9
Эксплуатация системы StokRoute. 11
Автоматизация бизнес-процессов компании. 11
Документы, реализующие функционал системы. 12
Учет и отчетность в STOCKROUTE. 14
Заключение. 19
Список использованной литературы. 20
Введение.
За последние 7 лет прошел целый ряд этапов становления и развития
рынка ценных бумаг. За этот период этот экономический институт потерпел
множество изменений: были подъемы, спады, а в последнее время и тяжелейший
кризис. Но тем не менее рынок рос, развивался. И естественно, с развитием
рынка страны появилось «море финансовой информации - от сухих цифр с
различных торговых площадок до новостей, способных повлиять на дальнейшее
развитие событий в том или ином секторе рынка. В этой связи у инвесторов
всех типов возникает потребность в оперативной и полной информации для
принятия правильных инвестиционных решений.
Наряду с развитием непосредственно самого фондового рынка, активно
развивался и рынок информационных технологий. Большой поток информации,
поступающий из различных источников, требует обработки. При этом
существует потребность в правильной анализе информации с целью ее
использования при решении тех или иных задач. Ведь информация - не
самоцель. Любые данные должны систематизироваться и анализироваться.
Особенно важно принять правильное и своевременное решение для
инвесторов, не являющихся профессиональными участниками фондового рынка,
которые напрямую не подключены к торговым системам. Проблемы, с которыми
приходится сталкиваться данным инвесторам, достаточно традиционны.
Необходима оперативная и полная информация, поступающая в удобном для
пользования и анализа виде. По возможности необходима программа, которая
смогла бы автоматически анализировать поступающую информацию. В любом
случае преследуется одна цель - максимально эффективное инвестирование
денежных средств. Из этой основной уели могут вытекать и другие
второстепенные задачи: правильное финансовое планирование потоков
платежей, управление рисками, обеспечение оптимального баланса между
доходностью и ликвидностью активов и просто автоматизация хозяйственной
деятельности компании, начиная с бухгалтерского учета и заканчивая
оперативной связью с региональными отделениями.
Часть из вышеуказанных проблем предлагает решить компания ВЕСТЬ АО.
Это предложение состоит в интеграции проверенных временем,
высокоэффективных и надежных программных продуктов. В данном случае это
система управления деловыми процессами WorkRoute II (ВЕСТЬ АО) и
бухгалтерская система «Алеф - Бухгалтерия» (ТОО АЛЕФ).
Каждая из этих программных продуктов прост в освоении, удобен в
работе и содержит большое количество настроек, которые легко позволяют
адаптировать систему в конкретной компании.
Система автоматизации инвестиционной компании.
Процесс деятельности инвестиционной компании как профессионального
участника фондового рынка состоит из заключения сделок и их исполнения.
Рис1 Примерная структура брекерско-диллерской компании
Инвестиционная компания может работать с различными ценными бумагами,
а также их производными на разных торговых площадках. В настоящее время
значительная доля в обороте компании приходится на корпоративные ценные
бумаги. Самая большая концентрация сделок с ними на торговую внебиржевую
систему РТС. Поэтому рассмотрим технологию работы, характерную для этой
торговой системы.
В структуре брокерской (дилерской) компании можно выделить следующие
подразделения, связанные с процессом исполнения и учета сделки:
. торговый отдел.
Главной функцией торгового отдела является заключение сделок с
ценными бумагами от имени компании и по поручению ее клиентов. При этом на
торговый отдел возлагается минимум учетных и расчетных операций. Они
передаются бэк-офису;
. бэк-офис.
Бек-офис (или расчетный отдел) занимаются подготовкой документов,
являющихся неотъемлемой частью сделки. В их числе: подтверждение сделки;
договор купли-продажи; передаточное распоряжение для перерегистрации прав
собственности. Кроме того, бэк-офис обеспечивает документооборот,
связанный с процессом исполнения сделки, а именно: отслеживание процессов
отсылки документов для перерегистрации на подпись контрагенту ил
реестродержателям, отслеживание получения (или неполучения) уведомления о
перерегистрации от реестродержателя и контроль за отсылкой его
контрагенту. Наконец, бэк-офис осуществляет котировку платежей,
поступающих в компанию с целью привязки их к конкретным сделкам для
отслеживания степени их завершенности.
. бухгалтерия.
Деятельность бухгалтерии заключается в учете (проведении) операций,
непосредственно связанных с торговлей ценными бумагами (в основном это
платежи по сделкам и постановка своих ценных бумаг на баланс). Кроме того,
бухгалтерия составляет финансовую отчетность в соответствии с правилами
российского бухгалтерского учета и осуществляет обычные, характерные для
любого предприятия хозяйственные процессы (начисление и выплата заработной
и арендной платы, начисление амортизации и т.д.)
Безусловно, правильным является утверждение об относительной
автономности деятельности бэк-офиса и бухгалтерии, но нельзя рассматривать
этот процесс как абсолютно несвязанную деятельность, поскольку они
отображают состояние одних и тех же хозяйственных процессов, но в разных
ракурсах. Более того, синхронизация деловых процессов этих двух
подразделений является ключом к организации согласованной деятельности
всей компании.
Согласно стандартам, разработанным НАУФОР, бэк-офис выполняет
хозяйственные операции, соответствующие исполнению сделок, с
использованием традиционного для бухгалтерии системы двойной записи.
Отличие заключается в том, что бэк-офис применяет особенный план счетов.
Структура плана счетов бэк-офиса кроме отслеживания отношений
собственности предусматривает отслеживание положения ценных бумаг. Это
позволяет в любой момент времени осуществлять сверку местоположения ценных
бумаг с данными реестродержателей. Поэтому, если поддерживать
синхронизацию деятельности бэк-офиса и бухгалтерии, можно избежать
последующего расхождения балансовых данных с данными реестродержателей.
Это лишь одно из достоинств.
Другое же состоит в том, что поскольку два подразделения работают с
одними и теми же документами, хотя и в разном ракурсе, процесс исполнения
и учета сделок становится не только саморегулируемым, но и более
динамичным. А это позволяет компании увеличить оборот при той же
численности персонала.
И еще один ключевой момент. Деятельность бэк-офиса предусматривает
учет процесса исполнения сделок в реальном времени. Иными словами,
двойные записи (проводки) появляются в момент осуществления события,
связанного с этапами совершения сделок, а не на момент появления первичных
документов, удостоверяющих изменение валюты баланса фирмы. Поэтому счета
бэк-офиса более реально отражают состояние бизнес процессов компании,
нежели счета российской бухгалтерии. И не всегда двойная запись в бэк-
офисе имеет аналог в российской бухгалтерской методологии.
Архитектура системы автоматизации и состав функциональных подсистем.
В упрощенном виде автоматизацию инвестиционной компании можно
представить следующим образом:
Данные по сделке,
Данные по сделке
данные о завершении
данные о завершении этапов
этапов
Тип сделки,
Тип сделки,
переменные
переменные делового
делового процесса
процесса
Платежи по сделке
Платежи по сделке
Подсистема управления деловыми процессами.
В конкретной реализации она представлена разработкой компании ВЕСТЬ
АО WorkRoute II - фундаментом всей системы исполнения сделок. С помощью
карт деловых процессов система информируется о количестве и содержании
этапов сделок, об исполнителях на каждом конкретном этапе и
предусмотренных для их исполнения сроках. При этом система сама назначает
исполнителя в соответствии с загруженностью каждого сотрудника.
Нужно также сказать о документировании и контроле исполнения сделок.
Действия каждого сотрудника на любом этапе технологической цепочки
фиксируется, в том числе и при попытке несанкционированного доступа к
информации. Также предусмотрен обмен информацией на каждом этапе в форме
«вопрос - ответ». И, естественно, в любой момент времени становится
возможным проанализировать ход протекавших событий. К определенному этапу
совершаемой сделки можно прикрепить документы, непосредственно к ней
относящиеся. Хранение большого объема информации гарантирует система
электронного архива производства DOCS Open компании PC DOCS, с которой
интегрируется WorkRoute II.
Также присутствует задача отслеживания времени выполнения этапов
сделки. Если какой-либо из этапов будет просрочен, то об этом узнает не
только его исполнитель, но и руководитель. Такой инструмент необходим в
условиях жестокой дисциплины исполнения сделок, что необходимо для
надежной компании.
В конфигурацию рабочего места подсистемы WorkRoute Client входит так
называемый Maps List - список внесенных маршрутов деловых процессов. На
экране пользователя предстает полная картина работы компании на текущий
момент: преимуществом здесь является то, что маршруты или карты исполнения
сделок классифицируются по различным признакам.
В состав конфигурации принята следующая схема:
. дилерская или комиссионная сделка;
. собственные ценные бумаги, бумаги клиента, по которым компания выступает
номинальным держателем, или бумаги клиента, находящиеся в собственности
компании;
. аффелированное лицо;
. тип перерегистрации (FF, FB, FC и т.д.);
. валюта сделки;
. локальная или региональная сделка.
В дополнении к этому заказчик может сконструировать любой другой
тип сделки.
При этом система управления процессами организует работу компании в
реальном времени. Это согласуется с методологией отражения учетных
процессов в бэк-офисе. Таким образом, применение workflow-подсистемы в
качестве фундамента для всей системы компании наиболее гармонично,
эффективно и оправдано.
Некоторые бизнес-объекты бэк-офиса в бухгалтерии.
Как следует из описания процессов деятельности компании, весь объем
выполняемых работ можно условно разделить на следующие компоненты:
. заключение сделок;
. обслуживание потоков ценных бумаг;
. обслуживание потоков денежных средств;
. обслуживание трансакций компании в регионах.
В подсистемах бэк-офиса и бухгалтерии разработаны соответствующие
ресурсы прикладной области или бизнес-объекты, каждый из которых содержит
свой набор атрибутов и методов.
Объект «Сделка». Он используется для построения тех этапов бизнес-
процессов, на которых сотрудники заключают договоры. Для этого объекта
выделяются следующие атрибуты - название, регистрационный номер,
покупатель, продавец, код ценной бумаги, количество, валюта, сумма и т.д.
и методы - оформление поручения на покупку-продажу ценных бумаг,
заключение сделки, ее регулирование.
В деятельности инвестиционной компании встречаются различные типы
сделок: по купле-продаже ценных бумаг у юридических и физических лиц,
купле-продаже ценных бумаг с выполнением правила поддержания и т.п.
Объект «Документы для перерегистрации». Этот этап применяется для
построения этапов исполнения сделок, в которых задействованы покупка
ценных бумаг. Методы объекта обслуживают следующие этапы хозяйственных
процессов: отсылка договора купли-продажи и передаточного распоряжения
контрагенту на подпись с последующей перерегистрацией; отсылка тех же
документов реестродержателям; получение уведомления о перерегистрации от
реестродержателей, контрагентов и доверенных лиц.
В качестве атрибутов используются: фактическая дата получения
документов от контрагентов; дата отправки документов; дата отправки
документов на перерегистрацию; дата перерегистрации; регистрационный номер
сделки.
Объект «Платежи» Он используется для описания тех объектов сделок,
где используются потоки денежных средств. Методы объекта позволяют
регистрировать платеж; аннулировать его; проводить отчет в системе. К
атрибутам данного объекта относятся сумма платежа, регистрационный номер
сделки, дата платежа, номер платежного поручения т.д. В работе с данным
объектом могут принимать участие как бэк-офис, так и бухгалтерия. Важно
то, что внутренняя логика этого объекта обеспечивает ввод согласованных
между бэк-офисом и бухгалтерией и непротиворечивых данных, а это дает
возможность достичь высокого темпа и качества обработки информации.
Объект «Отчет из регионов» Этот объект выступает в бизнес-процессах,
отражающих работу доверенных лиц в регионах. Методы объекта традиционно
просты: создать, редактировать, провести отчет. Его основные атрибуты:
сведения о доверенном лице; сумма, выданная на руки по всем операциям
купли-продажи в регионах; сумма регистрационного сбора и подоходного
налога, удержанного и начисленного в процессе купли-продажи ценных бумаг.
При этом структура бизнес-процесса, отслеживающего работу компании в
регионе, состоит из двух основных этапов:
1. финансирование операций в регионах (с использованием объекта «Платежи»);
2. учета и анализа операций в регионе ( с использованием объектов «Отчет
из регионов» и «Сделка»)
Структура всего процесса полностью соответствует предлагаемому
ассоциацией НАУФОР порядку учета операций с физическими лицами.
Внутренняя структура бизнес-обектов поддерживает принцип двойной
записи, причем в соответствии с приведенной классификацией сделок они
содержат различные виды корреспонденций, общая структура которых совпадает
с предложениями компании Artur Andersen по этому вопросу.
Подсистема бэк-офиса
В основе учета исполнения сделок в бэк-офисе по рекомендациям НАУФОР
лежит метод двойной записи. Это предопределяет выбор мощной,
производительной и надежной бухгалтерской системы в качестве платформы для
построения подсистем бэк-офиса и бухгалтерии.
Подсистема бэк-офиса работает на внебалансовых относительно
бухгалтерии счетах. Иными словами из всего объема собственных денежных
средств компании должен быть условно выделен фонд под операции со
сделками с ценными бумагами. Для этого в подсистеме бэк-офиса открывается
специальный контрольный счет. Он может корреспондировать со счетами учета
наличных средств в кассе или на расчетном счете. Смысл этого с
экономической точки зрения заключается в том, чтобы привлечь средства для
осуществления основной деятельности компании; контрольный счет
обеспечивает балансирование ее активов и пассивов на момент составления
пробного или консолидированного баланса. Далее открываются счета клиентов
и контрагентов ценных бумаг и т.д. При завершении основных этапов сделки
подсистема бэк-офиса производит соответствующие этому этапу двойные записи
и помещает их в учетный раздел.
Полную классификацию и исчерпывающее описание предназначения счетов,
которые использует бэк-офис, можно найти в рекомендациях по внутреннему
учету операций с ценными бумагами в брокерских или дилерских компаниях от
Artur Andersen.
Эта подсистема автоматически формирует весь спектр учетных регистров,
опубликованных в Стандартах НАУФОР, а именно:
. журнал ежедневного учета денежных средств;
. журнал ежедневного учета ценных бумаг;
. книга учета (оборотная ведомость) денежных средств;
. книга учета (оборотная ведомость) ценных бумаг;
. журнал учета дилерских операций (по собственному портфелю и портфелю
клиентов компании);
. журнал незавершенных сделок.
Отметим, что подсистемы бэк-офиса и бухгалтерии реализуют базовые
принципы функционирования учетной системы для инвестиционных компаний. А
это значит, что, во-первых, операции с ценными бумагами учитываются
отдельно от административно-хозяйственных; во-вторых, средства клиентов,
которыми распоряжается фирма, учитываются отдельно от собственных средств
компании; и в-третьих, учет ведется в режиме реального времени, т.е. любая
операция отражается в системе в день ее совершения.
Подсистема бухгалтерии.
Подсистема бухгалтерии обеспечивает полноту учета всех хозяйственных
процессов в инвестиционной компании. Благодаря тесной интеграции с
подсистемой бэк-офиса и поддержке релевантных бизнес-объектов («Документы
для регистрации», «Платежи») подсистема бухгалтерии естественным образом
вовлекается в решение задачи учета результатов бизнес-процессов компании.
Одновременно с этим в ней предусмотрена автоматизация стандартных для
любого предприятия функций:
. учет основных средств;
. учет МБП;
. расчета зарплаты;
. кассовых операций;
. банковских операций;
. учета и отчетности.
Поскольку счета учета краткосрочных вложений фирмы регистрируются
параллельно в бухгалтерии и бэк-офисе, то заметно упрощается процедура
двойного контроля за точной интерпретацией первичных документов. Это
только повышает качество учетных процессов в компании.
Необходимо и обратить внимание и на то, что структура счетов бэк-
офиса полностью соответствует группировке счетов бухгалтерского учета, на
основании которой строится финансовая отчетность, соответствующая
стандартам IAS (International Accounting Standarts).
Эксплуатация системы StokRoute.
Система
Область автомати-
зации
Модули
системы
Подразделения
компании
Система управления инвестиционной компанией
Система состоит из пяти модулей «Сделка», «Управление сделками»,
«Бухгалтерия», «Инвентарный учет» и «Зарплата». Основная производственная
деятельность по торговле ценными бумагами автоматизируется за счет первых
двух модулей. Они тесно связаны друг с другом, поскольку они обслуживают
одни и те же хозяйственные процессы.
Автоматизация бизнес-процессов компании.
В работе инвестиционной компании можно выделить ряд периодических
Страницы: 1, 2
|