Автоматизация системы бюджетирования финансовой службы

бюджетного плана. Отклонение рассчитывается автоматически.

. Возможность учета значений статьи в разных валютах и натуральном

измерении. Устанавливать значения статей можно в различных валютах и

единицах измерения. Для организации расчета значений статей в едином

эквиваленте необходимы дополнительные настройки.

. Дополнительная аналитика статей. Возможна детализация значения бюджетной

статьи в разрезе объектов аналитического учета.

. Проводки по бюджетным статьям. Выполняются проводки сумм документов по

статьям. Проводка документа односторонняя, т.е. его сумма учитывается на

одной статье. Механизм проводок позволяет фиксировать изменения значений

бюджетных статей.

Первичная информация

Система построена на базе Хранилища данных, в котором может быть собрана

вся необходимая первичная информация для бюджетирования:

. Бюджетные строки и бюджетные документы. Для расчета значений бюджетных

статей могут быть использованы бюджетные документы, заявки, договора,

аналитические и другие виды документов, данные счетов и показателей.

. Объекты поддержки финансовой логики. Система обеспечивает сбор и хранение

в едином Хранилище первичных данных бухгалтерского и управленческого

учета: документов с проводками по счетам, остатков и оборотов по счетам,

показателей. Эти данные можно использовать для автоматического расчета

фактического исполнения бюджета.

Функциональность и алгоритмы системы бюджетирования

Контур Корпорация. Бюджет использует широкий спектр встроенных алгоритмов

вычисления значений бюджетных статей, предлагает язык формул и позволяет

разработать собственные механизмы расчета.

Процедуры автоматического расчета статей предложены на всех этапах

бюджетирования: Алгоритмы планирования

. Расчет значений статей по временному горизонту планирования. В системе

предусмотрены:

. автоматическая агрегация данных по времени (значения статей за весь

период планирования, например, квартал рассчитываются по установленным

значениям на меньший плановый период - месяц).

. автоматическое распределение установленных значений статей на год по

кварталам (или квартал по месяцам).

. Расчет значений статей по центрам финансовой ответственности (ЦФО).

Штатный режим системы обеспечивает планирование "сверху вниз". По

заданному целевому значению статьи можно вычислить значение статьи для

разных ЦФО. Распределение целевого значения может выполняться равномерно

по ЦФО и с учетом заданных весовых коэффициентов.

. Статистические методы расчет реализуются с помощью языка формул.

. Расчет значений статей на основании значений других статей. Штатный режим

системы.

. Планирование "от достигнутого". Система позволяет строить планы на

основании прошлых бюджетов. В план можно копировать значения статей

прошлого периода, как плановые, так и фактические (копировать значения

можно с учетом корректирующих коэффициентов).

. Моделирование "что если". Штатный режим. При изменении одного из

запланированных показателей значения бюджетных статей пересчитываются.

. Реализация технологии "скользящего бюджета". В системе предусмотрена

возможность планирования по кварталам с разбивкой по месяцам. По

завершении отчетного периода за месяц можно выполнить планирование еще на

месяц вперед. Таким образом реализуется "скользящий" бюджет - всегда есть

запланированный "условный" квартал, границы которого передвигаются каждый

месяц.

Алгоритмы учета исполнения бюджета

. Учет факта на основании данных бухучета.

Предлагаемое в системе Хранилище ориентировано также на хранение

первичных данных бухгалтерского учета. Механизм интеграции системы

позволяет собирать эти данные из различных внешних источников, а

специальные алгоритмы рассчитывать на их основе фактические значения

бюджетных статей.

. Расчет значений статей по данным внесистемного учета.

Штатные режимы системы обеспечивают расчет значений статей по данным

внесистемного учета, находящимся в Хранилище (бюджетным документам,

показателям и др. первичным данным).

Агрегация и консолидация бюджетных данных

. Агрегация значений статей.

В системе выполняется автоматическая агрегация значений бюджетных статей

по временным периодам и по иерархии статей в плане.

. Консолидация.

Система обеспечивает автоматический расчет:

. консолидированного бюджета (планового и фактического) по всем

подразделениям и филиалам. Это позволяет планировать бюджет "снизу

вверх", т.е. составлять планы отдельных подразделений и по ним

рассчитывать общий бюджет.

. сводных данных бухгалтерского учета по всем подразделениям.

Консолидированные состояния бюджетных статей можно рассчитывать как по

организации в целом, так и по отдельным структурным единицам, например,

по филиалу, имеющему подчиненные структуры со своим бюджетом.

Аллокации и трансферты

. Использование шаблонов при разноске значений статей.

В системе аллокации и трансферты рассчитываются по заданному шаблону.

Шаблон распределения общих затрат по ЦФО настраивается в таблице

аллокаций. Для расчета трансфертов активы и пассивы группируются в

портфели ресурсов, и на них устанавливаются трансфертные ставки.

. Использование нормативов и дополнительных справочников.

Справочники системы расширяют механизм шаблонов расчета аллокаций и

трансфертов, в них определяются:

. базы распределений - показатели, пропорционально значениям которых

будут распределяться аллокации;

. ставки для расчета трансфертных платежей и др.

. Использование языка формул.

Система имеет встроенный язык формул. С помощью формул можно задавать,

например, алгоритм перекрестных распределений затрат (аллокаций) в виде

системы линейных уравнений.

. Скриптовый язык.

Для описания алгоритмов аллокаций и трансфертов могут использоваться

языки Python и Visual Basic.

В ядро системы встроен интерпретатор языка Python, так что он может

выполнять макросы, читая их из базы данных или из файла. Также в ядро

встроены функции вызова интерпретатора Visual Basic Script, который

является частью операционной системы Windows. Макросы на VB Script также

выполняются из базы данных и из файла.

Алгоритмы расчета финансовых результатов

По итогам этапов бюджетирования (планирования, учета исполнения бюджета)

рассчитывается ряд показателей, в частности, смета капитальных вложений по

бизнесам и подразделениям, расходы на каждого сотрудника, финансовый план

по бизнесам и подразделениям и др.

Организация работы пользователей с системой

Контур Корпорация. Бюджет поддерживает многопользовательскую работу и

построение единого информационного пространства в процессе бюджетирования.

Все участники бюджетного планирования могут работать с единым Хранилищем

данных, также бюджетная информация может поступать в Хранилище из внешних

источников.

Основные характеристики модели организации работы пользователей в системе:

Автоматизация коллективной работы с бюджетом

Пользователи могут работать с Хранилищем данных через клиентские приложения

в локальной сети, через удаленных клиентов и web-клиентов. Пользователь

может вводить, редактировать, просматривать и анализировать бюджетные

данные, в зависимости от заданного для него уровня доступа.

Коллективно составляя бюджет в едином Хранилище, все пользователи могут

интерактивно взаимодействовать друг с другом, обсуждая и согласовывая

бюджетные показатели.

Организация взаимодействия с удаленными филиалами

Участие в едином бюджетном процессе удаленных филиалов может быть

обеспечено следующим образом:

. Организована работа с Хранилищем данных с помощью Internet-приложения.

Web API системы позволяет организовать обмен данными между Хранилищем и

Internet-браузером.

. Настроена связь удаленных клиентских приложений с Хранилищем через

выделенный канал передачи данных.

. Использованы Excel-шаблоны. Можно задать плановые показатели филиала в

специальном Excel-шаблоне, по нему автоматически будет сформирован XML-

файл, из которого загрузчик импортирует данные в Хранилище.

Удобства в работе с системой

. Лимиты, защищенные статьи. Штатные режимы системы обеспечивают

возможность установки ограничений на плановые показатели перед началом

планирования в подразделениях. Руководители могут задавать лимиты на

значения бюджетных статей подразделений, выше которых планировщики не

смогут задавать показатели. Также руководители могут защищать от

корректировки значения статьи.

. Утверждение статей и планов. После согласования любую статью бюджетного

плана можно утвердить, после чего она будет заблокирована от изменений.

Также можно утвердить целый бюджетный план, после чего будет запрещена

корректировка всех его статей.

. Примечания к статье. Для каждой статьи бюджетного плана можно писать

примечание. В виде примечаний может быть организовано обсуждение и

согласование устанавливаемых плановых значений участниками бюджетного

процесса.

. Визуализация расхождений. Разделы бюджетного плана, в которых выявлено

расхождение плана и факта помечаются красным цветом.

. Контроль ошибок. В системе операции по загрузке данных и все расчеты,

выполняемые на этапе бюджетирования, протоколируются. Информация о

текущем процессе загрузки\расчета и его результатах приводится в

специальных журналах.

. Версионность планов. В системе по каждой статье плана хранится история

изменения ее состояний - даты открытия и закрытия статьи в плане и

история установки значений статьи. Наличие этих данных позволяет

контролировать изменение состояния бюджетного плана.

. Возможность одновременного планирования в произвольных временных

периодах. В рамках одного плана можно задавать показатели за год,

квартал, месяц, день.

. Возможность изменять состав и структуру статей одновременно для плана и

факта (исполнения) бюджета. В системе плановые и фактические значения

статей устанавливаются в рамках единого бюджетного плана, поэтому состав

бюджетных статей для плана и факта всегда согласован. Можно изменять

состав статей не утвержденного бюджетного плана.

. Средства анализа бюджета. Система предлагает широкий спектр инструментов

контроля и анализа бюджетов, с помощью которых можно своевременно выявить

расхождения фактов с планом, проанализировать финансовый результат,

выявить перспективные бизнес-направления, эффективно работающие

подразделения, области избыточного расхода и др. Среди них:

. Интерфейс контроля исполнения бюджета, в котором можно получить

информацию об исполнении бюджета в абсолютном и процентном выражении,

пояснения об исполнении плана по бюджетным статьям и др. информацию.

. Генератор отчетов, встроенный во все интерфейсы для работы с данными

Хранилища. Чтобы получить отчет достаточно сделать нужную выборку

данных и нажать кнопку запуска генератора.

. Кластерный анализ, позволяющий объединять статьи в группы (кластеры) по

заданным признакам, сравнивать группы, выявлять среди них наиболее и

наименее доходные\расходные.

. Факторный анализ для выявления обстоятельств (факторов), повлиявших на

значение статьи бюджета. С помощью него можно проводить анализ долей

доходов от различных видов деятельности в общей сумме доходов

подразделения, анализ долей подразделений в статье бюджета и т.п.

. OLAP-анализ. С помощью OLAP-клиента Контур Стандарт можно выполнять

динамический анализ данных Хранилища, генерировать "на лету"

произвольные отчеты. В составе OLAP-клиента предлагается набор готовых

форм динамических отчетов для получения и анализа финансовых планов по

бизнес-направлениям и подразделениям, сметы капитальных вложений,

структуры доходов и расходов по сотрудникам и др.

Секретность и безопасность данных

. Типы пользователей и права доступа.

Система обладает гибким механизмом настройки прав пользователей. Права

участников бюджетного процесса на выполнение операций и доступ к данным

регламентируются следующим образом:

. Пользователи включаются в группы (количество групп не ограничено). Для

группы устанавливается состав доступных модулей и функций системы, а

также состав операций над данными, которые пользователи группы могут

выполнять.

. Для каждой группы определяется меню программы, в котором настраивается

вызов только необходимых интерфейсов и процедур для выполнения

должностных обязанностей пользователей.

В системе предопределены следующие группы пользователей:

. Бюджетник - имеет права на работу во всех интерфейсах для ведения

бюджета, выполнение расчетов бюджетных данных, ввод, просмотр,

корректировку и удаление бюджетных данных.

. Администратор - осуществляет настройку и мониторинг системы, определяет

права пользователей, администрирует Хранилище данных и др.

. Технолог - выполняет настройку системы на конкретную методологию и

особенности финансового и управленческого учета в организации

(определяет состав бюджетных планов, выполняет настройку аналитических

разрезов и др.).

. Аналитик - имеет право на работу в интерфейсах для просмотра и анализа

данных.

. Фиксация действий пользователей. В специальном журнале протоколируются

все действия пользователей системы.

Архитектура, платформа, средства интеграции

Архитектура

Система построена на базе Хранилища данных. Хранилище данных имеет

реляционную (relational) архитектуру со схемой "снежинка" (ROLAP).

Архитектуру Хранилища данных можно сделать гибридной (HOLAP), используя

многомерные БД в качестве витрин данных, в которые будет импортироваться

информация из Хранилища.

Структура Хранилища данных настроена на хранение бюджетных данных

(бюджетных планов), данных бухгалтерского учета (лицевых и балансовых

счетов, документов), данных внесистемного учета (бюджетных документов и

др.).

Программно-аппаратная платформа

. Сервер: Требования к машине-серверу диктуются предполагаемым объемом

данных Хранилища.

. Клиентские ПК: Клиенты могут работать на ПК с процессором Pentium и ОЗУ

не менее 32 Mb. От мощности процессора и объема оперативной памяти

клиентской машины, зависит скорость аналитической обработки данных

Хранилища.

. Программное обеспечение: ОС MS Windows NT; дополнительное ПО: Internet

Explorer v. 5.0, MS Excel, MS Word.

Средства расширения функций системы

Система открыта для расширения и модернизации ее функциональных

возможностей. Разработчику новых приложений предлагаются:

. Win API, Web API, Mail API - интерфейсы доступа к данным Хранилища.

Используя API системы, можно создавать приложения к системе на любых

языках программирования: Delphi, Си++ и др.

. Открытая библиотека прикладных классов системы и хранимые процедуры SQL

для манипулирования данными Хранилища: выборки, ввода, изменения,

удаления и др. операций с данными.

. Встроенный интерпретатор языка Python и функции вызова интерпретатора

языка Visual Basic Script для реализации алгоритмов расчетов.

. Редактор макропрограмм для написания программного кода на языках Python и

VB Script.

Средства интеграции с другими средствами автоматизации

. Данные можно импортировать в офисные приложения Exсel, Word, Outlook

. Обмен данными между Хранилищем и внешними автоматизированными системами

организуется с помощью XML-файлов.

Comshare MPC

Компания Comshare существует на рынке около 35 лет и в настоящее время

имеет представительства в более чем 35 странах мира.

Comshare MPC относится к классу систем корпоративного бизнес-планирования

(MPC - Management Planning and Control). Система представляет собой

комплексное решение, интегрирующее процессы планирования, учета

фактического исполнения, финансовой консолидации, управленческого анализа и

отчетности, а также имеет отдельный модуль планирования заработной платы и

основных средств.

На сегодняшний день Comshare MPC является, пожалуй, одной из наиболее

функциональных и технологически проработанных систем бюджетирования.

Система подходит как для небольших организаций, так и для крупных

корпораций, имеющих разветвленную сеть филиалов и дочерних предприятий.

Состав и свойства информационных объектов

Измерения бюджетных планов статей

В системе для детализации бюджета предлагаются фиксированные измерения

статей, такие как период времени, подразделение и т.д., также можно создать

произвольное количество дополнительных аналитических разрезов, например,

продукт, клиент, сегмент рынка и т.д. Значения измерений могут быть описаны

в виде "плоских" или иерархических справочников.

Основные измерения, необходимые для ведения бюджета реализованы следующим

образом:

. Организационно-штатная и финансовая структура.

Поддерживается как стандартное измерение бюджетных статей, которое

позволяет описать иерархию центров ответственности и пунктов

консолидации.

Имеется возможность создать нескольких альтернативных организационных

структур.

. Валюты, курсы.

Валюты являются стандартным измерением бюджетных статей. В системе

заложен достаточно мощный механизм работы с курсами валют. Для каждой

валюты может быть задано несколько различных курсов, например,

фактический курс, оптимистический, курс, заложенный в бюджет и т.д.

Для каждой бюджетной статьи можно выбрать один из предопределенных

алгоритмов пересчета значений при консолидации - курс на начало периода,

курс на отчетную дату, средний курс и отсутствие курса.

Также можно установить требуемую точность пересчета валют по курсам.

. Продукты, услуги, материальные ценности.

Поддерживаются. Могут быть представлены как отдельные измерения бюджетных

статей.

. Клиенты, потребители и поставщики.

Поддерживаются. Также могут быть представлены как отдельные измерения

бюджетных статей.

Бюджетные планы статей

В системе нет понятия "бюджетный план". Вместо этого статьи бюджета

объединяются в группы, причем каждая статья может быть включена

одновременно в несколько групп. Для каждой группы статей определяется: кто

ответственен за ее заполнение, на какой интервал времени рассчитано

заполнение значений по статьям данной группы (месяц, квартал и т.д), в

каких аналитических разрезах (с каким уровнем детализации) собирается по

ней информация.

Заполнение группы статей может быть закреплено за каким-то одним конкретным

подразделением.

Кроме того, система позволяет хранить неограниченное количество различных

версий бюджета, например, рабочую версию бюджета, стратегические цели

компании, прогнозные данные, фактические данные о выполнении плана,

окончательную версию бюджета. Версии бюджета являются стандартным

измерением бюджетных статей.

Основные свойства бюджетных статей:

. Хранение значений во временных периодах.

Периоды планирования являются стандартным измерением бюджетных статей.

В системе могут быть определены различные периоды планирования сроком не

более одного года (неделя, месяц, квартал и т.д.).

Кроме того, имеется возможность установить периоды времени, за которые

будут рассчитываться консолидированные значения.

. Иерархии статей бюджета нет. Статьи бюджета представляют собой плоский

список.

. Собственное и консолидированное состояние, план, факт, отклонение.

Встроенных типов данных "плановое значение", "фактическое значение" и

"отклонение" в системе нет.

План, факт и отклонение представляются как различные версии бюджета. При

этом, расчет отклонения может быть настроен с помощью формул.

. Возможность учета значений статьи в разных валютах и натуральном

измерении.

Ограниченная. В разных валютах можно учитывать только консолидированные

значения по бюджетным статьям. Исходные значения для каждого

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9